Co warto wiedzieć o programach typu OCR?
Programy OCR optycznie rozpoznają znaki w zeskanowanych dokumentach i eksportują je do formatów plików importowanych przez powszechnie wykorzystywane w księgowości systemy. Korzystanie z nich pozwala całkowicie wykluczyć żmudny i czasochłonny proces ręcznego przepisywania treści dokumentów papierowych. Dzięki nim praca w firmach przebiega sprawniej i szybciej, a błędy powstające podczas manualnego przepisywania danych są wyeliminowane.
Jak działają programy OCR?
Programy OCR automatycznie rozpoznają tekst znajdujący się w dokumentach. Zasada ich działania jest dość prosta. Komputer, mając do czynienia z plikiem graficznym, nie rozpoznaje w nim liter, cyfr czy znaków interpunkcyjnych – widzi jedynie zbiór informacji o pikselach, z których składa się dany obraz. Sam nie potrafi go zinterpretować, a bez jego poprawnej interpretacji niemożliwe jest wyodrębnienie treści z poszczególnych dokumentów. Oprogramowanie OCR umożliwia prawidłową interpretację plików graficznych. Wszystkie jasne piksele są traktowane jako miejsca puste, a ciemne są rozpoznawane i identyfikowane. Dzięki temu bez problemu oddziela pismo od pozostałych elementów graficznych znajdujących się na opracowywanym pliku. System najpierw zaczytuje, a następnie interpretuje, sprawdza i przesyła dane do wybranego programu księgowego.
W jaki sposób programy OCR zapewniają zgodność danych zaczytanych z dokumentów?
Dane zaczytywane przez program ReadIT OCR z faktur i innych dokumentów są zawsze w 100% zgodne z oryginałami. Tak wysoki poziom zgodności jest możliwy do osiągnięcia dzięki ich dokładnej weryfikacji. Zaczytane dane są poddawane dwukrotnej weryfikacji – wewnętrznej i zewnętrznej. Podczas walidacji wewnętrznej sprawdzane są sumy kontrolne NIP i rachunku bankowego, zgodność sum pozycji dokumentu z wartościami podsumowującymi, a także wartości w wierszach. Następnym krokiem jest walidacja zewnętrzna, podczas której zgodność zaczytanych danych jest sprawdzana z systemami klienta (np. bazą kontrahentów, bazą zamówień czy rejestrem umów), a także z Białą listą, NBP czy GUSem. Tak wnikliwa walidacja zajmuje nie więcej niż 24 godziny od momentu zaimportowania dokumentów do systemu i pozwala całkowicie wyeliminować wszelkie błędy.
Jakie korzyści wynikają z używania programów OCR?
Programy OCR sprawiają, że praca związana z zaczytywaniem danych z faktur i innych dokumentów przebiega szybciej i bez zbędnych pomyłek. Automatyzacja tego procesu ułatwia między innymi pracę księgowych, notariuszy, urzędników oraz archiwistów. Znacznie przyspiesza również przeprowadzanie digitalizacji dokumentów. Programy tego typu umożliwiają zaczytywanie danych z różnych typów dokumentów (np. faktur, kosztorysów, cenników, polis, dokumentów transportowych czy magazynowych). Świetnie radzą sobie zarówno ze skomplikowanymi tabelami (np. z liniami łamanymi między stronami czy sumami częściowymi pomiędzy wierszami), jak i złożonym układem wierszy. Potrzebne dane z każdego dokumentu są szybko i bezbłędnie zaczytywane i importowane do popularnych systemów finansowo-księgowych.
Dziękujemy za ocenę artykułu
Błąd - akcja została wstrzymana